Hay casi un millón de archivos almacenados en 300.000 contenedores

La Comunidad de Madrid es la encargada de archivar y custodiar los expedientes judiciales de todos los órganos judiciales de la región. La Consejera de Presidencia y Justicia, Regina Plañiol visitó las instalaciones donde se almacenan desde 2004, fecha en la que se transfirieron a la región las competencias en Justicia, casi un millón de archivos procedentes de los 528 órganos judiciales que integran los 21 partidos judiciales de la región.

Plañiol conoció de primera mano cuál es el procedimiento de almacenamiento, consulta y, principalmente, los sistemas de seguridad bajo los que se llevan a cabo estas actividades, y que permiten mantener todas las garantías necesarias para el tratamiento de este tipo documentos. “El objetivo de este proceso de almacenamiento y custodia es liberar espacio dentro de las diferentes sedes judiciales y de esta manera, ofrecer un mejor servicio a los madrileños y a trabajadores de los mismos” explicó la responsable regional de Justicia.

Los tipos de archivos custodiados son diligencias previas, sentencias, instrucciones de casos, registros internos, ejecutorias, sumarios, desahucio o material audiovisual, entre otros. Se almacenan en 293.531 contenedores, con una media de nuevas entradas de 2.968 contenedores mensuales. Todos los contenedores ocupan 125 kilómetros.

Los documentos se clasifican por tres tipos: archivos centrales, compuesto por Civil, Penal e Instrucción, Partidos Judiciales y Tribunales Superiores, correspondientes a la Audiencia Provincial, Tribunal Superior de Justicia de Madrid y Fiscalías. Todos ellos se registran a través de un sistema de etiquetas de radiofrecuencia por el que se les asigna un código según el órgano judicial al que corresponden y que permite localizarlo cuando sea necesario

Las consultas urgentes se suelen atender en un máximo de 4 horas desde que la persona lo solicita indicando el código del órgano judicial, el número de legajo y el de procedimiento, hasta que le llega a su mesa. Las consultas normales duran 24 horas. . En los ocho primeros meses del año se han realizado 39.644 consultas, lo que supone una media mensual de 4.956. En todo 2011 fueron 47.176.

Plañiol se interesó por los sistemas de seguridad existentes durante todo el proceso y , especialmente, durante el traslado de los documentos desde la sede judicial. “Dada la importancia del material que se trata todos los vehículos que realizan el transporte llevan incorporado un sistema GPS que permite tener controlado la posición de cada vehículo en tiempo real. Dada la importancia de los documentos que se manejan, las garantías de seguridad son máximas durante todo el proceso. Esto es una prioridad para el Gobierno regional” explicó la consejera de Presidencia.

No obstante, junto a la necesidad de guardar estos documentos, la Comunidad de Madrid ha puesto en marcha una segunda línea de trabajo basada en la Junta de Expurgo, cuyo objetivo es determinar la exclusión o eliminación de los expedientes procesales o, en caso contrario, la transferencia de los mismos a la administración competente en materia de patrimonio histórico, así como un sistema ágil para la devolución de documentos.

Esta fue una de las 80 medidas acordadas por los máximos representantes de la justicia madrileña para la reorganización y mejora de esta administración regional y que se plasmó en el Informe sobre el Estado de la Justicia.